Mallin tavoite ja kohderyhmä

VeKe-malli on synnytetty toisen asteen oppilaitosten asuntolaohjaajien kentän tarpeisiin, heidän työnsä tueksi ja avaamaan mahdollisuuksia oman työn ja toimintaympäristön kehittämiseen. Työkalulla tuodaan OPH:n Laadukas asuntolatoiminta 2020 – julkaisun (https://www.oph.fi/fi/tilastot-ja-julkaisut/julkaisut/laadukas-asuntolatoiminta) laatukriteerit ja suositukset aktiiviseen ja elävään käyttöön asuntolatyön kentälle. VeKe -työkalun ytimen muodostaa lomake, jonka kahdeksan luotausulottuvuutta on johdettu suosituksista (ks. liitteet 1 & 2 sivun lopusta, yhteystietojen jälkeen).

Mallia lähdettiin ideoimaan kahdessa eteläsavolaisessa, ammatillista koulutusta tarjoavassa oppilaitoksessa, asuntolaohjaajien ja asuntolatoimintaa koordinoivien toiveesta. Kehittämisidea esiteltiin valtakunnalliselle asuntolaohjaajien verkostolle, josta mukaan kehittämään lähti 6 asuntolaa ja ohjaajaa.

VeKe-mallin ensimmäinen tavoite on tuoda tukea itsearviointiin asuntolaohjaajille ja heidän lähiesihenkilöilleen. Se tarjoaa mahdollisuuden luodata omaa ohjaustyötä ja toimintaympäristöä laajasti ja strukturoidusti työkaluun kuuluvan lomakkeen avulla. Myös asuntolan asukkaat osallistuvat itsearviointiin ja pääsevät näin vaikuttamaan säännöllisesti ja tasavertaisesti asuntolan toimintaan ja kehittämiseen. Säännöllisesti käytettynä Veke-mallin avulla voidaan lisätä asukkaiden osallisuutta, mahdollistaa työn ja toimintaympäristön laadullinen seuranta ja arviointi sekä laatua kuvaavan tiedon kerääminen.

Toinen tavoite on tuoda vertaistukea asuntolaohjaajien usein yksinäiseen työhön. Malli saattaa kaksi asuntolaa yhteen auditoimaan toistensa toimintaympäristöä, mahdollistaen vertaisen, lempeän kriittisen tuen. Käytännössä kaksi asuntolaa sopii ajankohdat tutustumisvierailuille kumppanuusoppilaitokseen ja käy läpi vertaisauditointiprosessin.

Kolmanneksi VeKe mahdollistaa asuntolatyön näkyväksi tekemisen ja sen merkityksen ja arvostuksen edistämisen. Asuntolatyötä tehdään eri vuorokaudenaikaan kuin muuta työtä oppilaitoksissa. Työaika on pääsääntöisesti ilta/yöaikaan ja kiinnittyminen oppilaitosten muihin organisaation osiin on syystä hankalaa. Työ on usein muille lähes näkymätöntä ja luontaisia kiinnittymispintoja muiden työntekijöiden kanssa on vähän. VeKe-mallin avulla asuntolatyötä pystytään sanoittamaan ja tekemään näkyväksi aina lähiesihenkilöistä oppilaitoksen johtoon asti.

Neljänneksi työkalu on tarkoitettu ohjauksen ja toimintaympäristön kehittämisen tueksi. Mallilla pyritään saamaan esille kohteena olevasta toimintaympäristöstä sen kehityspotentiaalia, joka auttaa kehittämistyön kohdentamisessa vaikuttavuuden kannalta keskeisiin kohteisiin. VeKe:ä voidaan käyttää siis eri tasoilla, yksittäisten ohjaajien työn kehittämisen ja vertaistuen mahdollisuuksista aina oppilaitoksen strategisen tason kehittämisen tueksi asti.

Kuvaus mallin sisällöistä ja toimenpiteistä
VeKe-malli on samanaikaisesti:

1. Itsearviointimenetelmä, 2. Kehittämispotentiaalia luotaava vertaistuen ja yhteiskehittämisen menetelmä (vertaisauditointi), 3. Asuntolaohjaustyön näkyväksi tekemisen ja merkityksen lisäämisen väline esimies- ja johtotasolle, sekä koko oppilaitokselle. Tämä taso mahdollistaa asuntolatyön kytkemisen osaksi oppilaitoksen strategiaa. Malli voidaan ottaa käyttöön joustavasti, toimintaympäristön omista lähtökohdista käsin ja edetä taso kerrallaan kohti strategista tasoa.

VeKe-mallin lomakkeen (liitteet 1 & 2) ulottuvuudet on johdettu Laadukas asuntolatoiminta -käsikirjasta (Oppaat ja käsikirjat 2020:6):

 

• Asuntolapaikan myöntämisen yhdenvertaisuus ja läpinäkyvyys
• Asuntolan viihtyisyys ja turvallisuus
• Asuntolan yhteisöllisyys ja osallisuus
• Asuntola monipuolisena oppimisympäristönä
• Ohjausosaaminen asukkaiden tukena
• Moniammatillinen- ja alainen ohjaustyö
• Asuntolan ammattimainen johtaminen ja
• Monipuolinen asuntolatoiminnasta tiedottaminen.

1. Itsearvioinnissa luodataan omaa ohjaustyötä sekä toimintaympäristöä. Itsearvioinnin tekevät asuntolaohjaaja ja hänen lähiesihenkilönsä itsenäisesti. Tavoitteena on lisätä molempien ymmärrystä toistensa tavasta ajatella asuntolaohjauksesta ja sen potentiaalista. Asuntolan asukkaat tekevät oman arviointinsa joko saman lomakkeen kautta tai heille erikseen räätälöidyllä tavalla. Minimissään asuntolan asukkaat tuottavat yhteisöllisyys- ja osallisuusulottuvuuksien arvioinnin. Ulottuvuudet ja niiden taso arvioidaan asteikolla 1 – 4 tai en osaa sanoa; 1 (vähän kyllä hävettää) – 2 (jonkin verran kehitettävää) – 3 (hyvä näkymä) – 4 (tästä voi olla ylpeä). Arvioiden perusteella johdetaan asuntolan vahvuudet, kehittämisalueet, kehittämisen avaintoimenpide-ehdotukset ja lisähuomiot (esim. miksi jotain osa-aluetta ei pystytty arvioimaan). Itsearvioinnit tuottavat asuntolatyöstä kolme erilaista näkökulmaa, jotka puretaan yhteisessä dialogissa asuntolaohjaajan, lähiesihenkilön ja asukkaiden edustuksen kanssa. Yhteisesti sovitaan kehittämisen avaintoimenpide-ehdotuksista, työnjaosta ja aikataulusta sekä toimintaan tarvittavasta tuesta. Lomake tarjoaa helposti toistettavan tavan seurata ja arvioida oman ohjaustyön ja toimintaympäristön kehittymistä. Toimiakseen se pitää olla jatkuvassa ja säännöllisessä käytössä esimerkiksi vuosittaisen kehityskeskustelun yhteydessä.

Kuka tai ketkä tekevät?

Asuntolaohjaaja
Lähiesihenkilö
Asukkaat
Keskustele ja käy lomakkeesi havainnot läpi lähiesihenkilön kanssa. Ottakaa mukaan asukkaiden edustus. Tuottakaa yhteinen näkemys kaikkien täyttäneiden lomakkeista. Mitä otetaan yhteisen kehittämisen kohteeksi, millä aikataululla ja ketkä vastaavat etenemisestä. Milloin VeKe tehdään uudestaan?

2. Itsearviointien purun yhteydessä päätetään, kenen kanssa lähdetään tekemään vertaisauditointia. Sovitaan, kuka tekee yhteistyöpyynnön toiseen oppilaitokseen, millä aikataululla vertaiskehittäminen toteutetaan, minkälainen sopimus tarvitaan luottamuksen ilmapiirin saavuttamiseksi mm. salassapidon näkökulmasta ja milloin on vastavierailu. Toimiva käytäntö voisi olla esimerkiksi se, että jos itsearviointi on vuosittain, niin auditointi tehdään joka toinen vuosi.

Vertaisauditoija tutustuu auditoitavasta asuntolasta löytyviin tietoihin oppilaitoksen nettisivuilta ja muista medioista ja täyttää näiltä osin auditointilomaketta. Lomake on sama, mitä käytetään itsearvioinnissa. Sovittuna auditoinnin ajankohtana auditoija pyrkii muodostamaan kuvaa lomakkeen ulottuvuuksista, keskustelemalla asuntolan ohjaajien, heidän lähiesihenkilöiden ja asukkaiden kanssa. Auditoija arvioi jokaisen ulottuvuuden kehittyneisyyden tason käydyn keskustelun ja havaintojensa pohjalta, asteikolla 1-4 tai en osaa sanoa. Näistä arvioista johdetaan yhteisessä dialogissa auditoitavan ja hänen esihenkilönsä kanssa asuntolan vahvuudet, kehittämisalueet, lisähuomiot ja 1-3 kehittämisen avaintoimenpide-ehdotusta (sisältäen aikataulun ja kytkeytymisen oppilaitoksen strategiaan). Päätetään myös, millä tavalla auditoinnin tulokset tullaan julkaisemaan. Samalla sovitaan millä tavalla auditoija voi parhaiten tukea kehittämistyötä (kriittinen mukana kulkeva ystävä), millä aikataululla ja paljonko se vaatii aikaresurssia.

Kuka tai ketkä tekevät?

Molemmista asuntoloista:

Asuntolaohjaajat
Lähiesihenkilöt
Asukkaat
Sovi auditoinnista toisen asuntolan kanssa ja tutustu siihen ennalta netin kautta. Havainnoi, keskustele ja tutustu vierailulla ohjaajien, esihenkilön ja asukkaiden kanssa. Vertailkaa asuntoloita ja niiden erityisyyksiä. Käykää huomiot ja havainnot läpi yhteisessä dialogissa (tämän voi tehdä myös vastavierailun yhteydessä tai sopia erikseen lähiesimiesten ja ohjaajien yhteinen tapaaminen). Sopikaa kehittämiskohteista, toteutumisaikataulusta ja siitä, miten kumppaniasuntola voi olla avuksi tavoitteiden saavuttamisessa.

3. Sekä itsearviointi, että vertaisauditointi tuottaa helposti ymmärrettävän ja monipuolisen kuvan asuntolaohjauksesta, toimintaympäristöstä ja sen kehittämispotentiaalista. Auditointikumppanuus tuottaa mahdollisuuden kytkeä kaksi tai useampi asuntolaa pidemmäksi ajaksi toisiinsa, yhteiskehittämään ohjaustyötä ja sen toimintaympäristöä, sekä toimimaan tukena arjen asioissa. Onnistuneen viestinnän ja levittämisen kautta kuva asuntolatyöstä ja sen potentiaalista voidaan viedä kaikille kollegoille organisaatiossa. Tämän kuvan avulla mahdollistetaan myös johtamisen- ja strategisen tason ymmärryksen lisääntyminen asuntolatyöstä ja sen vaikutuksesta koko oppilaitoksen toimintaan ja tuloksiin. Asuntolatyö voidaan ottaa mukaan oppilaitoksen strategiseen kehittämiseen, toimien esimerkiksi tuloskortin tapaan.

Kuka tai ketkä tekevät?

Asuntolaohjaaja ja lähiesihenkilö yhteistyössä
oppilaitoksen johto
oppilaitoksen viestinnästä vastaavat
Asuntolaohjaaja ja lähiesihenkilö sopivat miten VeKe:n tuloksista ja sen käytöstä kerrotaan oppilaitoksen muulle henkilökunnalle ja varsinkin johdolle. Esitellään VeKe niille, johtotason henkilöille, joiden mukana oloa tarvitaan välineen vakinaistamissa. Sovitaan johdon kanssa, miten VeKe:ä tullaan käyttämään ja miten sen tuottamaa aineistoa hyödynnetään. Yleisessä viestinnässä kannattaa avuksi ottaa viestinnästä vastaavien ammattitaito.

Resurssit ja käyttöönotto
VeKe-malli on kehitetty kaikkien toisen asteen asuntoloiden käyttöön. Käyttöönotto ei vaadi muutoksia rakenteisiin tai toimintatapoihin, vaan malli soveltuu jo olemassa oleviin. Työskentelyn kautta syntyy kehitysehdotuksia ja tuettuja kehittämisprosesseja sekä rakenteisiin että toimintatapoihin. Kehittämismyönteisyys on ainoa vaadittu asenne/arvo. Mallin käyttöönotto asuntolaohjaamisen ympäristössä on selkeää. Veke-mallin liittäminen osaksi käyttäjäorganisaatioiden strategista toimintaa on yksi sen tavoitteista. Se tekee ohjaustyön vaikutuksia näkyväksi ja avaa johtotasolle/strategiselle tasolle mahdollisuuden nostaa asuntolatyö osaksi strategista kehittämistyötä.

Tulokset ja mittarit
Menetelmä tekee asuntolaohjaajan ohjaustyötä näkyväksi ja mahdollistaa paremman kommunikaation työn sisällöistä ja sen kehittämisestä esihenkilöiden kanssa. Malli tarjoaa helposti toistettavan tavan seurata ja arvioida ohjaustyön ja esimiestyön kehittymistä. Työn kehittäminen vaikuttaa positiivisesti asukkaiden hyvinvointiin ja oppilaitokseen kiinnittymiseen.

Asuntolan asukkaat pääsevät tasavertaisempina mukaan oman asuinympäristönsä arviointiin ja kehittämiseen sekä suoraan vaikuttamaan viihtymiseensä ja osallisuuteensa. Osallisuuden kokemusten paraneminen ja viihtyminen lisäävät hyvinvointia sekä vaikuttavat positiivisesti asuntolan asukkaiden oppimistuloksiin ja oppimisympäristöön kiinnittymiseen.

Toimimalla auditointikumppanina toimitaan toisen asuntolan kriittisenä ystävänä. Rooli on kehityspotentiaalia esiin nostava ja kehittämisen tukena oleva. Työtapa mahdollistaa sekä oman kehittämisosaamisen lisäämisen että yhteistyöverkoston laajentamisen.

VeKe-lomakkeeseen tuotetaan kahdeksan kehittämisulottuvuuden kautta 1-3 keskeistä kehittämiskohdetta. Näille muotoillaan auditoijan ja auditoitavan yhteisessä dialogissa kehittämissuunnitelma aikatauluineen. Samalla sovitaan, miten auditoija tukee suunnitelman toteutumisessa ja kuinka useasti kehittämisprosessin aikana tavataan. Lomake sisältää neljän kohdan arvion kehityspotentiaalista. Jokainen lomakkeen kysymys saa 1-4 arvion, mikä jo itsessään tuottaa seurattavan ja arvioitavan ulottuvuuden menetelmälle. VeKe on toiminnan arviointi- ja seurantamenetelmä, jonka kautta asuntolatyön ja oppilaitosten kehittämiseen tuodaan säännöllisyyttä ja laatua ohjaustasolta strategiatyöhön asti.